Hotmail Outlookメールマスターになるための10 + 1のトリック

Hotmail Outlookメールマスターになるための10 + 1のトリック

あなたはまだGoogleへの古典的なMicrosoftメールを好む人の一人ですか または仕事のためにGmailの代わりにOutlook(古いHotmail)を使用しなければならない種類ですか?さて、この一連のトリックをお見逃しなく、電子メール管理をより快適に、パーソナライズして簡単にしてください。また、Hotmail / Outlookについて知っておくべき多くのツールがあり、日々の作業に役立ちます。

1.ダークモードの使い方

それは携帯電話から直接来る一般的な傾向です。電話の前で何時間も過ごすときに目を疲れさせないようにするためにそれを使用する人もいます。他の人はそれを利用して彼らの携帯電話のバッテリーを拡張しようとします。この場合、コンピューターにOutlookのダークモードを適用することもできます。これにより、明るさによって視力が損なわれるのを防ぐことができます。

ダークモード

右上のスプロケットに行くだけです。表示されると、ダークモード機能が表示されます。オンにすると、すべてのメールの外観が変更され、色と白が黒とグレーに交換されます。もちろん、一部のテーマはダークバージョンでは使用できないため、デザインを最も単純な方法に変更し、ダークモードをアクティブにしてそれを有利に使用できるようにする必要があります。

また、ダークテーマはモバイルアプリケーションでも使用できるので注意してください。3つのストライプが付いたボタンのあるサイドメニューを表示することで、これをアクティブ化できます。次に、[設定]セクションまで下にスクロールします。このセクションには、[ テーマ]サブメニューがあります。それをクリックすると、通常の明るいテーマ、暗いテーマ、またはバッテリー節約によって確立されたテーマから選択できます。このようにして、モバイルの充電レベルに応じて、任意のテーマまたはその両方を楽しむことができます。

2.カレンダーを整理する

仕事や日常に基本のメールを使用する場合に最も興味深い高度な機能があります。つまり、日付が示されている電子メールを割り当てる場合は、その電子メールから組織と生産性ツールを作成することができます。デスクトップ上で直接、何もする必要がない以下だけです。

カレンダー

ウィンドウの左側にある上部バーのカレンダーアイコンをクリックします。ここでは、カレンダーまたはこの日に行う必要のあるタスクを整理するオプションがあります。メールを受信トレイから右側のカレンダーにドラッグするのと同じくらい簡単です。これにより新しいウィンドウが開き、この情報をタスクまたは予定として整理できます。これらすべては、タスクに直接メール情報が含まれています。したがって、手元にすべてがあり、常に何をしなければならないかがわかります。

3.タスクリスト

ただし、予定の代わりに仕事の電子メールでタスクを整理する必要がある場合は、他のツールやアジェンダを使用せずにOutlookでそれを行うこともできます。つまり、日常のタスクを生成し、収集されたすべての情報を電子メールで収集して、何も起こらないようにすることができます。

やることリスト

画面右上のカレンダーアイコンをクリックすると、このオプションが表示されます。そして、カレンダーに留まる代わりに、タスクオプションクリックます。ここでは、パーティーの整理、ショッピング、その他のより手の込んだアクションなどのタスクを作成できます。興味深いことに、作成したさまざまなタスクにメールをドラッグして、この情報をタスクごとに整理できます。

4.メモツール

Outlookは単なるメールツールではありません。上記の機能で見ましたが、メモツールとしても確認できます。すべての情報を携帯するための議題さえ必要ないことを意味する何か。

ノート

画面の左側で、さまざまなメールボックスの隣に、「メモ」というセクションがあります。ここで、さまざまなメモを追加して、情報を忘れないようにすることができます。また、さまざまなメモのカラーコードを作成したり、リストやテキスト形式などのリソースを使用したりすることもできます。

5.クラシックフォーマットに戻る

電子メールの会話形式は、多くのメッセージを別のユーザーと交差させるときに非常に実用的です。トピックごとに整理し、受信トレイを完全に飽和させない方法。しかし、あなたがあなたのトレイの一番上に新しいメッセージを置くことを好む古典的なユーザーの一人なら、これはあなたがすべきことです。

クラシックフォーマット

歯車をクリックするだけで、基本的なOutlook設定が表示されます。ここには、会話ビューに関する特別なセクションが表示されます。次の3つのオプションがあります。最新のメッセージを上部に表示するか、最新のメッセージを会話の最後に表示するか、この場合に興味があるかもしれないもの:非アクティブ化。この最後のオプションを使用すると、メールボックスは応答のグループ化を停止し、各メッセージを個別に表示します。

6.自動メールクリーニング

Outlookのメールクリーニングを自動化する式があります。つまり、特定のメールが受信トレイから消えるようにスケジュールして、飽和状態になるのを防ぐ方法です。すべてを行う必要があるルールやスケジュールを作成し、それがクリーニングに適用されます。

メールクリーニング

Outlookの設定を歯車に表示します。次に、このタブの最後を見て、残りの設定にアクセスするオプションを探します。これにより、新しいポップアップウィンドウが表示されます。

この詳細設定画面で、[ ルール ]をクリックして前述のスケジュールを作成します。ここでルールに名前を付けることができますが、重要なことは基準を作成することです。[条件の選択]のオプションバーを表示し、ここでメッセージサイズの基準を探します。最小値または最大値を選択して、その基準に一致する電子メールを除外できます。もちろん、これを行うにはKB数を選択する必要があります。そしてもちろん、削除オプションを選択する必要があります。これらのメッセージが頻繁に削除されるように、これは適切な式になります。

7.メールの署名を作成する

それはプロのように見え、連絡先情報を転送する時間を無駄にすることを避けるのに役立ち、あなたはすべてを自動化することができます。電子メールの署名は決して害を及ぼしません。また、Outlookを使用すると、独自のOutlookを簡単に作成できます。

メール署名

歯車に設定を表示し、表示されたメニューの下部にある詳細オプションにアクセスするだけです。あなたはをクリックする必要がある場合にこれを使用すると、新しいウィンドウが表示されますメールに続いて、書き込みと返信

これにより、必要な署名を書き込むことができるメニューが表示されます。良い点は、テキストボックスには、好みに合わせてすべてを残すための書式設定と色のオプションもあるということです。画像やリンクを追加することもできます。ただし、何よりも、新しいメールを作成するたびにオプションをチェックし、必要に応じて転送と返信にも署名を含めるようにしてください。

8.自動応答を作成する

休暇中や仕事上の問題を保留する場合は、それを全員に伝えるか、自動応答を作成して、同じことを何度も行う必要がないようにします。そしてOutlookはそれを可能にします。

自動応答

設定を表示し、このリストの最後にある詳細設定セクションにアクセスするだけです。表示される新しいウィンドウで、[ メール ]をクリックし、[ 自動返信]サブメニューをクリックします。

ここでは、機能を有効にして、受信トレイのすべての受信メールに自動的に送信するメッセージを書き込む必要があります。もちろん、これらの応答が特定の日付の間に到着したメッセージのみに送信されるように、または特定の連絡先のみに送信されるように指定することもできます

9.すべてのメッセージをダウンロードします

詳細を1つも失うことなくメールをクリーンアップする必要がありますか?これには興味深いオプションがあります。すべてのメールメッセージをダウンロードしてください。Outlookで次のようにできること。

メッセージをダウンロードする

設定を表示し、このメニューの最後のオプションで詳細メニューにアクセスします。ポップアップウィンドウで、[全般]セクションに移動し、[プライバシーとデータ]サブメニューをクリックする必要があります。ここで、メールボックスエクスポート機能に出くわします。もちろん、プロセスには最大4日かかります。バックアップの準備ができると、コンピュータ上のすべてのコンテンツをダウンロードするためのリンクが記載された新しいメールが届きます。

10.気晴らしを避ける

あなたがモバイルユーザーであれば、スマートフォンで3つずつメールを受信する気を散らすことを回避できます。常にメールを手元に置いておくと便利ですが、すべてのステップでアラートを受け取るのは大変なことです。そのため、モバイルアプリケーションでは、気が散らないようにし、着信メッセージごとに通知されないようにするための式があります。

気晴らしを避ける

あなたがしなければならないすべては、アプリケーションを開いて、左側にサイドメニューを表示することです。これを行うには、左上隅の3つのストライプをクリックします。次に、メールアドレスの横の上部にあるベルのアイコンをクリックします。ここでは、警告なしで残りたい時間を設定できます。非アクティブ化するまで、1時間、または翌日まで、手動で行うことができます。旅行、会議、その他のイベントでの通知のシャットダウンをスケジュールするオプションもいくつかあります。

11.アプリでのクイックアクション

モバイルでOutlookを使用するもう1つの利点は、受信トレイの管理に関しては速度です。その設計のおかげで、メッセージを入力せずに直接アクションを実行できるため、これらすべてを直接削除またはアーカイブできます。これらのクイックアクションをカスタマイズすることもできます。

素早いアクション

画面の左側にあるドロップダウンメニューで、歯車の設定を入力します。ここにスワイプのオプションメニューがあります。これで新しい画面に入り、右にスライドするときとメッセージを左にスライドするときのアクションを選択できます。[ 変更 ]オプションをクリックして、各ジェスチャのアクションを選択します。削除、アーカイブ、既読としてマーク、フォルダへの移動、マーク、延期、既読とアーカイブ、またはアクションなし。