ヒント:休暇中に外出する

休暇中にコンピュータを動かしてみませんか?彼女にすべての仕事をさせることはできないかもしれませんが、それはあなたがより平和に休むのを助けることができます。旅行に出かける場合(この時期には非常に一般的なことです)、メールを送信する人に自動的に通知することができます。このようにして、あなたがあなたにメッセージを送るとき、彼らはあなたが選んだテキストで返事を受け取ります。しかし、「今日まで休暇で出かける」というようなものかもしれません。その間、「¦」に連絡してください

まあ、そうすることは数分かかります。しかし、この方法では、すべてを縛られ、しっかりと縛られたままにする静けさで残りを楽しむことができます。次の手順に従ってください」¦

高度なメールサービスを提供している会社で働いている場合、おそらくこの目的のためにすでに作成されているオプションがあるでしょう。最も人気のあるメールプログラムであるMicrosoftのOutlookを使用するこのオプションは、[ツール]メニューにあり、「不在時のアシスタント」と呼ばれています。これがあなたの場合、プロセスははるかに簡単で自動です。

このオプションが[ツール]メニューに表示されない場合も、お楽しみいただけます。ただし、この場合、メッセージがOutlookからダウンロードされ、プログラムを設定した同じコンピューター上にある場合にのみ、メッセージが自動的に送信されることを明確にする必要があります。

終了する前に、この自動応答を生成するには、次の手順に従う必要があります。

1)自動返信メッセージを書き込みます。新しいメッセージを作成し(ツールバーで[新規]を選択するか、Ctrl + Uを入力します)、不在時にあなたにメッセージを送るすべての人に送信されるメッセージの件名と本文の両方を書きます。たとえば、「8月1日から8月15日まで、休暇中にオフィスを離れます。このため、メールへのアクセスが制限されます。緊急の場合は、電話XXXまたはメールでペレス氏に連絡してください

メッセージが書き込まれたら(「自動返信」「休暇中は存在しない」などの件名を忘れずに)、変更を保存します。このメッセージは下書きフォルダに送られます。このフォルダを開き、メッセージを選択し(開かないで、マウスの左ボタンで選択します)、[ファイル]メニューに移動して[名前を付けて保存]を選択します¦ "

ファイル名と拡張子を選択するためのダイアログボックスが表示されます。後で覚えやすい名前を選択してください。[ファイルの種類]オプションで[Outlookテンプレート]を選択することが重要です。保存して次のセクションに進みます。

2)メールプログラムでルールを作成します。ルールは、プログラムが特定のメッセージを受信または送信したときにプログラムが実行する自動動作です。これはこのトリックだけでなく、他の多くの可能性でも機能します。たとえば、人からのメッセージ、またはフォルダ内の件名に特定のテキストが含まれるメッセージを自動的に削除または保存します。

[ツール]メニューの[ルールとアラート]を選択します。[新しいルール]ボタンを押して、[空のルールから開始する]および[メッセージが到着したら確認する]オプションを選択します。次へをクリックします。

ステップ1では、条件を選択する必要があります。メッセージが全世界に届くように選択する条件を説明しますが、この休日の通知を特定の人にのみ送信する場合は、プロセスをパーソナライズするために他のオプションを選択する必要があります。 「自分の名前がToまたはCCボックスにある場所」を選択し、「次へ」をクリックします。別のウィンドウで、「特定のテンプレートを使用して返信する」を選択します。そして、「特定のテンプレート」というフレーズをクリックして、作成したテンプレートを選択します。ウィンドウに表示されない場合は、[検索場所]ドロップダウンメニューで[ファイルシステムのユーザーテンプレート]を選択します。

[開く]をクリックし、[次へ]をクリックして、例外ウィンドウに移動します。ここでは、多数の変数に基づいていくつかの例外をカスタマイズできます。完了したら、[次へ]をクリックします。最後に、ルールに名前を割り当て、今すぐアクティブにするかどうかを選択します。それでもアクティベートしたくない場合は、後でアクティベートできます。最後に、「完了」をクリックします。

3)休暇中です。ここで、作成したルールをアクティブ化します。[ツール]メニューに戻り、[ルールとアラート]を選択します。作成したルールがここに表示されます。これをアクティブにするには、ルーラーの左側にあるボックスで選択します。Acceptを押して、スーツケースを取ります。今後、メールに接続すると、これらの日付であなたを書いた全員に休暇メッセージが自動的に送信されます。

マイクロソフトのこのページで不在時のアシスタントの使用方法の詳細をご覧ください。